Een hele organisatie, zo'n toertocht

Als deelnemer sta je er misschien niet bij stil, maar het organiseren van een toertocht is veel werk. Verenigingen zijn maanden bezig met de voorbereiding. Henk van TC '81 neemt je mee in de voorbereiding op de jaarlijkse Helmtocht.

Als op zondag 22 oktober a.s. de laatste deelnemer van de 24ste Helmtocht met zijn mountainbike de finishplaats heeft bereikt, beginnen voor Toerclub ’81 uit Helmond de voorbereidingen op de jubileumeditie in 2018. Als radertje in de organisatie, ik ben slechts uitpijler van een deelroute, sta je daar niet zo bij stil. Vandaar dat ik toch wel nieuwsgierig ben naar de manier waarop een dergelijk evenement tot stand komt. En wat blijkt, het geheel heeft veel weg van een heuse militaire operatie.

Evalueren

“Zodra de deelnemers bij de finish arriveren, start de voorbereiding op de volgende Helmtocht door ze te vragen naar hun ervaringen met het uitgepijlde parcours, bewegwijzering, start- en finishplaats, catering enz.,” aldus Maarten van Raak die binnen TC ’81 verantwoordelijk is voor het uitzetten van de diverse routes. Een dag later volgen dan de leden van TC ’81. Ook zij hebben de gelegenheid om digitaal te reageren op hoe ze die dag beleefd hebben en of er wellicht verbeterpunten aan te brengen zijn. Dan volgt al vrij snel binnen het bestuur een evaluatie, alle bestuursleden zijn stuk voor stuk daadwerkelijk betrokken bij de organisatie, waarbij alle opgemerkte zaken nog eens uitgebreid tegen het licht worden gehouden.

De NTFU beoordeelt toertochten op kwaliteit en veiligheid en geeft organisatoren advies zodat jij zorgeloos kunt genieten van de tocht. Meer info vind je hier.

Broeden op een nieuw parcours

Gedurende de winterperiode wordt er alweer gebroed op een parcours voor het komende jaar. Als er een voorlopig plan in elkaar is ‘geknutseld’ wordt dat verder uitgewerkt op de computer. In het voorjaar worden dan al fietsend op de mountainbike de (on)mogelijkheden van het uitgedachte parcours verkend en wordt er uit gekeken naar mogelijke pauzelocaties. 

Elk jaar een nieuwe, uitdagende route. Dat vergt veel tijd en voorbereiding.

Overleggen met instanties

In de maanden juni en juli worden dan de contacten gelegd met de diverse instanties voor de broodnodige vergunningen, maar ook wordt er overleg gepleegd met individuele land- en boseigenaren. In het laatste geval is dat volgens de club ‘gewoon een kwestie van fatsoen’. In het geval van de Helmtocht betreft het zeker wel een tiental instanties en particulieren variërend van gemeenten tot Waterschap Aa en Maas en Brabant Water. Natuurlijk mag de EHBO daarbij zeker niet ontbreken.

Verkennen in koppels

Zo rond eind juni begin juli vindt er een gedegen voorbereide bijeenkomst van uitpijlers plaats. De leden worden opgedeeld in koppels en uitgebreid geïnformeerd over de deelroutes en het calamiteitenplan. Wat betreft de deelroutes kan er tot op zekere hoogte sprake zijn van eigen inbreng. Alles uiteraard in goed overleg. Samen met de ‘parcoursbouwer’ verkennen de afzonderlijke koppels hun deelroute. Alle zaterdagen van de maand september gaan dan ook nog alle 8 koppels tegelijk op pad om het parcours nog beter te leren kennen. Niets wordt aan het toeval overgelaten.

Draaiboek

Langzamerhand is dan het draaiboek compleet met daarin alle wezenlijke onderdelen zoals het parcours met deelroutes, de info voor de uitpijlers, het calamiteitenplan, gedragsregels voor deelnemers, taakverdeling leden, inrichting start en finish, catering, inschrijven en parkeren. Zelfs aan een fotograaf is gedacht.

De inschrijfploeg zorgt ervoor dat jij snel van start kunt.

De tocht

Daags voor de tocht wordt de route uitgepijld en op de dag van de Helmtocht zelf wordt in alle vroegte start- en finishplaats in orde gebracht. De inschrijfploeg zit gereed, de koffie staat te pruttelen en dan stromen vanaf half 9 de eerste deelnemers binnen om te beginnen aan hún favoriete afstand. De uitpijlers zijn onderweg, het calamiteitenplan is in werking gezet en de sponsor stelt zijn nieuwste mountainbikes ten toon. Wanneer de laatste deelnemer weer veilig binnen is, kunnen de leden van de club achteroverleunen tijdens de afsluitende BBQ. Niet te lang. Want de voorbereiding voor de volgende editie begint alweer snel. 

Tekst: Henk Klarenbeek